Cara Menjalankan ValuePlus2000

"ValuePlus Basic Edition"

Pembahasan:
Mengaktifkan Sistem ValuePlus Basic Edition
Untuk mulai mengaktifkan atau menjalankan sistem ValuePlus StartAccounts yaitu :
Klik tombol Start    Program    ValuePlus MultiCurrency Basic Edition atau Double-click shortcut ValuePlus MultiCurrency Basic Edition  yang ada pada desktop.
Maka akan muncul pilihan bahasa yang digunakan:

Pilih dan klik Bahasa Indonesia, maka pada layar akan tampil kotak dialog Login ke ValuePlus Basic Edition:

Ketikkan:
KODE LOGIN PEMAKAI : ValuePlus
PASSWORD                         : ValuePlus
PERUSAHAAN                 : PT Bintang
Periode akuntansi, tgl transaksi, dan tgl sistem disesuaikan dengan tanggal pada komputer

Ketika informasi itu selesai diisi, klik OK atau tekan [Alt]-K. Ketika anda selesai login, akan muncul kotak dialog Pengingat dan Klik Tutup.

Kemudian pada layar akan muncul layar utama ValuePlus:

Catatan:
Untuk memilih sebuah modul: Pilihlah modul dengan klik sekali pada iconnya. Pada waktu modul dipilih fungsi utama modulnya terdaftar di bagian atas layar menu bar. Perubahan menu bar tergantung kepada modul yang anda pilih.  Sedangkan untuk memilih sebuah Menu Pilihan maka akan muncul sebuah layar yang baru yang memungkinkan Anda melakukan operasi khusus. Apabila option menunya redup, itu artinya menu tersebut tidak tersedia di versi ValuePlus ini, atau anda tidak mempunyai hak untuk mengakses pilihan ini.


Memasukkan Data Perusahaan Baru
SETUP AWAL DATABASE PERUSAHAAN
Setup awal database perusahaan dapat ditemukan di tab Sistem Manajer, pada menu Utiliti atau click icon Utiliti, kemudian pilih Membuat Database Perusahaan Baru.  Maka akan muncul Pilihan untuk menggunakan Setup Wizard seperti berikut :

Klik Yes.  Jika pilihan ini digunakan, maka layar Setup Wizard Database Perusahaan akan muncul.

Untuk membuat database baru, klik tombol Terus>,

Pada langkah yang ke-2 ini, isikan Kode Perusahaan – Kode perusahaan ini hanya dapat diisi dengan satu kata saja dan simbol selain garis bawah tidak dapat digunakan; dan isikan Nama Perusahaan.`
Sebagai contoh :
KODE PERUSAHAAN : STEKOM
NAMA PERUSAHAAN : CV STEKOM MAKMUR
Kemudian klik tombol Terus>, kemudian di langkah yang ke-3 akan muncul menu untuk mengisi periode akuntansi:

Jika tahun fiskal suatu perusahaan dimulai dari Januari dan berakhir pada bulan Desember 2006, dan ingin mulai menggunakan ValuePlus pada Agustus 2006, maka settingnya adalah sebagai berikut:
Klik tombol   pada Periode Awal Akuntansi, maka akan muncul:

Pilih bulan Januari, tahun 2006 dan klik tanggal 1, lalu klik OK. Ulangi dengan langkah yang sama untuk Periode Akhir Akuntansi dan Periode Akuntansi Sekarang, atau ketik
Periode Awal Akuntansi : 1/1/2006
Periode Akhir Akuntansi : 31/12/2006
Periode Akuntansi Sekarang :  1/8/2006
Lama Penyimpanan Data : 2 tahun (pilih)
Kemudian klik Terus,

hingga muncul:

Di langkah ke- 4 ini, isikan No Registrasi : contoh 123.  Kemudian Checklist semua modul yang akan digunakan.  (Lihat seperti contoh).
Catatan :  Pemilihan Modul  yang akan digunakan dapat dibuat disini.  Perhatikan bahwa suatu modul yang telah dipilih dan disimpan, maka modul-modul pilihan tersebut tidak dapat dinon-aktifkan lagi.
Kemudian klik Terus>, maka akan muncul:

Pada langkah ke-5 ini, untuk jenis rekening pilih <NONE> kemudian ketikkan 6 (enam) digit untuk panjang kode rekening buku besar.  Setelah selesai klik Terus> maka akan muncul menu :

Langkah ke-6 berisi konfirmasi entry data yang telah dibuat.  Pastikan bahwa data-data yang telah dimasukkan benar.  Apabila ada informasi yang salah, maka klik tombol Kembali>, dan betulkan pada tempat dimana informasi tersebut dimasukkan.  Apabila informasi yang dimasukkan sudah betul semua, maka klik Terus>,

Lalu klik tombol Selesai.

PERINCIAN PERUSAHAAN
Database perusahaan yang telah dibuat dapat dirinci kembali dengan lebih lengkap seperti alamat, no. telepon, dan lain-lain.  Untuk menginput perincian tersebut adalah:  Pada modul Sistem Manajer, klik menu Maintain.
Keterangan-keterangan perusahaan dimasukkan pada sub menu ini.  Untuk memasukkan data-datanya, sebelumnya klik tombol Ubah. (lihat gambar)

Setelah semua data-data dimasukkan, klik OK kemudian klik Tutup.

GRUP AKSES
Modul
Pada sub menu ini, level otorisasi dapat ditetapkan.  Grup-grup pemakai yang berlainan diotorisasikan dengan aksesibilitas spesifik atas database perusahaan, modul, menu bar, dan tombol perintah yang berbeda, dapat dikontrol dengan membuat pilihan pada kotak pilihan (Cue Card) yang tersedia.
Untuk menentukan atau membuat grup akses yang baru, masih dalam modul Sistem Manajer, klik tombol Grup Akses.  Klik tombol Tambah untuk memasukkan grup akses yang baru.

Ketik:
KODE GRUP AKSES : FINANCE
KETERANGAN GRUP AKSES : FINANCE
PERUSAHAAN : STEKOM (double klik kotak tik)

Gunakan Setting Baku Untuk Kontrol Akses, dimana sistem setting akan otomatis berlaku.
Jejak Audit (Audit Trail)  melacak semua aktivitas yang dilakukan pada ValuePlus 2000.
Pada kotak pilihan (cue card) Modul ini, modul yang akan diakses oleh Grup Akses dapat ditetapkan dengan memberikan tanda klik pada semua kotak tik yang ada pada kotak pilihan tersebut.

Menu Bar
Pada kotak pilihan (cue card) Menu Bar ini, pemilihan menu bar atau sub menu yang dapat diakses oleh Grup Akses dapat ditetapkan.  Double-klik untuk mengaktifkan atau menonaktifkan menu bar.  Klik kanan untuk mengaktifkan atau menonaktifkan semua sub menu.

Perintah
Pada bagian ini, pemilihan tombol perintah yang akan diaktifkan dapat dilakukan.

    

Setelah semua selesai dan diberi tanda kemudian klik Simpan lalu klik Tutup.

PEMAKAI
Pada layar ini, penambahan pemakai beserta kode login, password dan grup aksesnya dapat dilakukan.  Modul login adalah modul yang tampil dilayar saat kode pemakai dan password yang berhubungan digunakan untuk memasuki system.  (Lihat contoh).

Untuk mengakses database yang baru dibuat, terlebih dahulu keluar dari ValuePlus 2000 dan kemudian akses ulang sistem tersebut.  Pada layar log-in, pilih database yang baru dibuat tersebut yaitu STEKOM dan gunakan FINANCE sebagai Kode Login Pemakai dan Password.

Memasukkan Daftar Rekening
Setup Buku Besar merupakan langkah awal dari serangkaian langkah setup yang perlu dilakukan.  Di sini, pra-syarat bagi modul lainnya seperti Daftar Rekening / Perkiraan, Departemen dan lain sebagainya di setup.

PARAMETER BUKU BESAR
Penomoran Jurnal voucher secara otomatis ditentukan pada layar ini. Klik tab Buku Besar, klik menu Maintain, pilih dan klik Parameter Buku Besar.  Pilih Hanya Manual jika penomoran secara otomatis tidak diinginkan.
Sebagai contoh: Nomor jurnal Voucher dimulai dengan 1.

DAFTAR REKENING
Pada bagian ini, semua kode rekening dapat dibuat.  Terdapat kategori rekening yang tersedia, yaitu :
Aktiva Lancar / Current Assets  (CA)
Aktiva Lainnya / Other Assets  (OA)
Aktiva Tetap / Fixed Assets  (FA)
Kewajiban Lancar / Current Liabilities  (CL)
Kewajiban Jangka Panjang / Long-Term Liabilities  (LL)
Kewajiban Lain / Other Liabilities  (OL)
Modal / Equity   (EQ)
Pendapatan Usaha / Trading Income  (IN)
Koreksi Pendapatan /  Income Adjustment  (IA)
Harga Pokok / Cost of Sales  (CS)
Pendapatan Lain / Other Income  (OI)
Beban / Expenses  (EX)
Cadangan Laba Rugi / Profit and Loss Appropriation  (PL)

Cara Memasukkan Daftar Rekening:
1. Klik tab Buku Besar pada menu.

2. Klik menu Maintain > pilih dan klik Daftar Rekening atau klik icon Daftar Rekening. Hingga muncul :
3. Klik tab kelompok rekening, misal Aktiva Lancar > klik Tambah, kemudian masukkan keterangan

masing-masing rekening yang termasuk dalam kelompok aktiva lancar.
Keterangan:
Kode Rekening :  menunjukkan jumlah karakter yang diperbolehkan sebagaimana ditentukan pada parameter Buku Besar.
Departemen :  menunjukkan departemen dimana kode rekening tertentu dibuat.  Jika tidak ada departemen yang dibuat, maka kotak pilihan departemen tidak muncul.  Departemen 00 (Rekening Perusahaan) menunjukkan kode Rekening yang digunakan oleh semua departemen.  Oleh sebab itu, semua kategori diaktifkan saat hal ini dipilih.  Jika departemen lain selain departemen 00 di pilih, maka hanya item pada rekening laba rugi yang aktif.
Keterangan :  menunjukkan nama Rekening.
Level (Tingkat) :  menunjukkan rincian dari daftar rekening yang akan dibentuk untuk suatu tujuan tertentu.  Diperbolehkan maksimal 6 level.
Rekening Pengendali (Control Account) :  merupakan Rekening yang tidak diisi/posting dengan transaksi.  Rekening pengendali ini merupakan kepala bagi Rekening yang lain, yang dapat diisi dengan transaksi.  Ini digunakan untuk mengelompokkan dan menjumlahkan semua rincian Rekening terkait, yang digunakan untuk tujuan pelaporan.
Setiap rekening harus meng-aggregate pada sebuah Rekening Pengendali di atasnya.  Level 1 merupakan kelompok rekening utama dan selalu merupakan Rekening Pengendali.  Contohnya, rekening pada Level 3 harus meng-aggregate pada Rekening Pengendali Level 2 dimana, selanjutnya harus meng-aggregate pada suatu Rekening Pengendali Level 1.
Setiap selesai mengetikan satu nama rekening beserta keterangannya, klik tombol Simpan, lalu ketikkan nama rekening-rekening selanjutnya yang masih berada dalam satu kelompok rekening.  Apabila akan diketik nama rekening dari kelompok yang berbeda, sebelum dimasukkan nama beserta keterangan rekening tersebut, terlebih dahulu klik tab dari kelompok rekening yang baru tersebut.
Untuk keterangan lebih lanjut, buatlah daftar rekening berdasarkan diagram berikut ini:


Kode          Rekening Keterangan Tkt Rek Pengendali Mata Uang
CA0000 AKTIVA LANCAR 1 Ya IDR
CA0100 Kas 2 Ya IDR
CA0101 Kas di Perusahaan 3 Tidak IDR
CA0102 Kas di Bank 3 Tidak IDR
CA0200 Piutang Usaha 2 Tidak IDR
CA0300 Perlengkapan Service 2 Tidak IDR
CA0400 Sewa Dibayar Dimuka 2 Tidak IDR
FA0000 AKTIVA TETAP 1 Ya IDR
FA0100 Peralatan Service 2 Tidak IDR
FA0200 Kendaraaan 2 Tidak IDR
CL0000 HUTANG LANCAR 1 Ya IDR
CL0100 Hutang Usaha 2 Tidak IDR
OL0000 HUTANG LAIN-LAIN 1 Ya IDR
OL0100 Hutang Lain-Lain 2 Tidak IDR
EQ0000 MODAL 1 Ya IDR
EQ0100 Modal STEKOM 2 Tidak IDR
EQ0200 Prive STEKOM 2 Tidak IDR
IN0000 PENDAPATAN USAHA 1 Ya IDR
IN0100 Pendapatan Jasa Service 2 Tidak IDR
OI0000 PENDAPATAN LAIN-LAIN 1 Ya IDR
OI0100 Pendapatan Lain-Lain 2 Tidak IDR
EX0000 BIAYA 1 Ya IDR
EX0100 Biaya Gaji 2 Tidak IDR
EX0200 Biaya Angkut 2 Tidak IDR
EX0300 Biaya Listrik dan Air PAM 2 Tidak IDR
EX0400 Biaya Lain-Lain 2 Tidak IDR

Setelah semua nama-nama rekening dimasukkan pada kelompoknya masing-masing, maka klik tombol Tutup.
Apabila ada kesalahan pada salah satu rekening, maka klik tombol Batal > sorot nama rekening yang akan dibetulkan > klik tombol Ubah > koreksi data-data yang salah (semua data bisa dikoreksi kecuali kode rekening) > klik tombol Simpan.
Untuk menghapus data, klik tombol Batal > sorot nama rekening yang akan dihapus > klik tombol Hapus.
Untuk keluar dari Daftar Rekening, klik tombol Tutup.
Sementara untuk menampilkan keseluruhan ataupun mencetak Daftar Rekening, klik menu Laporan > Daftar Rekening, atur seperti tampilan berikut:

Klik OK, hingga muncul tampilan berikut :

PARAMETER CADANGAN LABA RUGI
Item pada layar ini akan dimasukkan pada perhitungan Laba Rugi.  Oleh karena itu perlu dimasukkan kode rekening yang diperlukan pada 6 item pertama, seperti yang diminta.  Selain keenam kode rekening yang tersedia, kita juga dapat menambahkan rekening lainnya yang diperlukan.  Parameter Cadangan Laba Rugi dapat ditemukan pada modul Buku Besar di Maintain.  Kode rekening untuk Laba Dipindahkan Ke harus diisi dengan Modal untuk membuat laporan keuangan.  Lihat contoh.

Mencatat Transaksi ke dalam Jurnal Umum Perusahaan Jasa
1. Masih pada tab Buku Besar, klik icon Entri Jurnal atau klik menu Entri > Entri Jurnal.

2. Langkah mencatat jurnal ke transaksi :
Jenis Jurnal : menunjukkan jenis entri jurnal yang diinginkan.
Jurnal Umum adalah entri umum dimana baik debet dan kredit harus dimasukkan secara manual.  Sumber Jurnal digunakan apabila jurnal yang berkaitan telah ditetapkan dalam sub menu Maintain Sumber Jurnal.
Manual dipilih apabila nomor secara otomatis tidak diinginkan.
Jenis Entri :
Standar dipilih jika entri buku besar standar yang dibuat.
Kode Ulangan dipilih ketika entri ulangan dibuat sehubungan dengan entri jurnal lain dengan nomor referensi yang sama.
Setiap baris transaksi dari entri jurnal ini ditampilkan di Tabel Garis dengan Kode Rekening, Keterangan, Jumlah Debet atau Kredit.
Baris Item :
Untuk memasukkan baris item:  a)   Ketikkan Kode Rekening yang diinginkan atau pilihlah dari Kotak Pilihan. Dapat juga menentukan Rekening yang diinginkan dengan memasukkan Keterangan Rekening atau memilih dari Keterangan Kotak Pilihan. Jika tidak ingat Kode Rekening atau Nama Rekening dengan tepat, dapat mengklik tombol  dan ketikkan kata untuk mencari Rekening yang diinginkan.  b)  Masukkan Jumlah Debet atau Kredit.  c)  Tekan (Enter) untuk menambah baris item pada akhir Tabel Garis.
Sebagai contoh untuk entri jurnal berikut transaksi dari CV STEKOM MAKMUR pada tanggal 1 Agustus 2006:
1 Agustus Disetor modal berupa uang tunai Rp.10.000.000
01/08/2006 Kas di Perusahaan 10.000.000
Modal 10.000.000

Setiap Item Baris dari Tabel Garis termasuk sebuah kode rekening, keterangan dan jumlah Debet atau Kredit rekening. Untuk memposting entri jurnal, klik tombol post.  Namun apabila klik tombol post+cetak maka akan tampil pilihan cetak voucher jurnal umum untuk jurnal tersebut, seperti gambar berikut:

Jurnal entri yang terpost dapat diubah dan dihapus. Mengedit baris item: a)  Klik dan sorot baris item yang diinginkan pada Tabel Garis dan perincian baris item akan ditampilkan di bidang diatas Tabel Garis. b)   Sorot jumlah tersebut dan buatlah perubahan yang diinginkan untuk Jumlah Debet atau Kredit.  c)  Tekan (Enter) untuk menerima perubahan.
Sementara untuk menghapus sebuah baris item:   Klik dan sorot baris item yang diinginkan pada Tabel Garis dan klik tombol Hapus Jurnal .

Untuk selanjutnya masukkan jurnal dari transaksi-transaksi CV STEKOM MAKMUR untuk bulan Agustus sebagai berikut:
2 Agustus Dibayar sewa gedung untuk bengkel selama 1 tahun Rp.750.000
02/08/2006 Sewa dibayar dimuka 750.000
Kas 750.000
3 Agustus Diterima Pendapatan jasa service Rp 1.500.000
03/08/2006 Kas 1.500.000
Pendapatan Jasa Service 1.500.000
4 Agustus Dibeli peralatan bengkel tunai Rp.500.000
04/08/2006 Peralatan Bengkel 500.000
Kas 500.000
8 Agustus Dibeli perlengkapan bengkel Rp. Rp.300.000
08/08/2006 Perlengkapan Bengkel 300.000
Kas 300.000
10 Agustus Dibeli Kendaraan Rp.8.000.000 dibayar tunai Rp.5.000.000 sisanya hutang
10/08/2006 Kendaraan 8.000.000
Hutang Lain-lain 3.000.000
Kas 5.000.000
14 Agustus Dibeli tambahan peralatan bengkel Rp.1.000.000 tetapi baru dibayar tunai Rp.800.000 sisanya kedit kepada toko Rahayu Ungaran
14/08/2006 Peralatan Bengkel 1.000.000
Hutang Usaha 200.000
Kas 800.000
16 Agustus Diterima pendapatan jasa service  minggu 1 tunai Rp.2.500.000
16/08/2006 Kas 2.500.000
Pendapatan Jasa Service 2.500.000
18 Agustus Dibayar hutang pada toko Rahayu Rp.100.000
18/08/2006 Hutang usaha 100.000
Kas 100.000
19 Agustus Diterima pendapatan dari Tuan Antok atas perbaikan mobil Rp.2.500.000 tetapi baru dibayar tunai Rp.2.000.000 sisanya minggu depan
19/08/2006 Kas 2.000.000
Piutang Usaha 500.000
Pendapatan Jasa Service 2.500.000
20 Agustus Dibayar Gaji pegawai untuk 5 orang Rp.2.500.000
20/08/2006 Biaya Gaji 2.500.000
Kas 2.500.000
22 Agustus Diterima piutang dari Tuan Antok  Rp.300.000
22/08/2006 Kas 300.000
Piutang Usaha 300.000
25 Agustus Dibeli berbagai macam perlengkapan bengkel Rp.750.000
25/08/2006 Perlengkapan Bengkel 750.000
Kas 750.000
27 Agustus Diterima pendapatan lain-lain Rp.1.000.000 per kas
27/08/2006 Kas 1.000.000
Pendapatan Lain-lain 1.000.000
28 Agustus Dibayar cicilan kendaraan Rp.500.000
27/08/2006 Hutang Lain-lain 500.000
Kas 500.000
30 Agustus Dibayar  biaya umum Rp.500.000
27/08/2006 Biaya Lain-lain 500.000
Kas 500.000
31 Agustus Diterima pendapatan jasa service tunai Rp.800.000
27/08/2006 Kas 800.000
Pendapatan Jasa Service 800.000

Untuk menampilkan jurnal umum yang dientri secara keseluruhan atau mencetak entri jurnal klik menu Laporan > Laporan Entri Jurnal :

Klik OK, maka akan muncul tampilan berikut:

Menampilkan Laporan Keuangan Perusahaan Jasa
a. Neraca
Untuk menampilkan Neraca:
Masih pada tab Buku Besar, klik menu Laporan > Pernyataan > Neraca.

Maka akan tampil laporan Neraca sebagai berikut:

Catatan:  dalam pencetakan Laporan Neraca, pilihan tingkat rekening akan mempengaruhi hasil.  Misal:  Jika Tingkat Rekening dipilih 1, maka yang akan muncul adalah account header atau nama-nama rekening yang menjadi header  saja.  Namun apabila rekening yang dibuat hingga tingkat ke-3, maka apabila kita pilih 3 pada tingkat rekening, yang akan tampil adalah seluruh rekening yang telah dibuat.

Berikut dicontohkan hasil dari cetak laporan Neraca dengan pilihan tingkat rekening 2:

b.  Neraca Saldo
Untuk menampilkan Neraca Saldo:
Masih pada tab Buku Besar, klik menu Laporan > Neraca Saldo.

Maka akan tampil laporan Neraca Saldo sebagai berikut:

c. Laporan Laba Rugi
Untuk menampilkan Laporan Laba Rugi per bulan :
Masih pada tab Buku Besar, klik menu Laporan > Pernyataan > Laba Rugi (Format Default).
Untuk menampilkan Laporan Laba Rugi per tahun :

Masih pada tab Buku Besar, klik menu Laporan > Pernyataan > Laba Rugi 12 Bulan (Format Default).

Hingga tampil Laporan Laba Rugi sebagai berikut: